Pour déclarer les rémunérations versées à leurs salariés et acquitter les cotisations et contributions sociales correspondantes, les employeurs doivent, en principe chaque mois, adresser une déclaration sociale nominative (DSN) à l’Urssaf. Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, cette déclaration doit être effectuée au plus tard le 5 du mois suivant la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues.
Exemple : les rémunérations dues pour le travail accompli au mois d’octobre 2024 doivent être renseignées dans une DSN au plus tard le 5 novembre 2024.
Toutefois, les entreprises d’au moins 50 salariés qui pratiquent le décalage de la paie, autrement dit qui règlent les salaires au cours du mois qui suit la période travaillée, disposent d’un délai supplémentaire pour effectuer leur DSN. Elles ont en effet jusqu’au 15 du mois suivant la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues.
Exemple : les rémunérations dues pour le travail accompli au mois d’octobre 2024, réglées aux salariés le 6 novembre 2024, doivent être renseignées dans une DSN au plus tard le 15 novembre 2024.
Mais attention, pour bénéficier de ce délai supplémentaire, les entreprises qui pratiquent le décalage de la paie doivent obligatoirement en informer l’Urssaf. Et ce, avant d’effectuer leurs DSN. À défaut, des pénalités de retard leur sont appliquées par l’Urssaf pour chaque DSN transmise avant cette information.
Dans une affaire récente, un employeur d’au moins 50 salariés pratiquait le décalage de la paie et établissait, depuis février 2017, ses DSN pour le 15 du mois suivant la période travaillée. Mais ce n’est que le 12 juillet 2017 qu’il avait informé l’Urssaf de sa pratique consistant au décalage de la paie. Aussi, l’organisme lui avait appliqué des pénalités de retard pour les DSN fournies « tardivement » (le 15 du mois au lieu du 5 du mois) et antérieurement au 12 juillet 2017.
Saisis du litige, les juges de la Cour de cassation ont confirmé que les entreprises qui souhaitent effectuer leurs DSN au plus tard le 15 du mois en raison du décalage de la paie doivent en informer préalablement l’Urssaf. Et ils ont indiqué que cette information ne vaut que pour l’avenir. En conséquence, les DSN transmises avant l’information de l’Urssaf peuvent faire l’objet de pénalités de retard.
