Pour cela, vous pouvez désigner, parmi vos salariés, un correspondant informatique et libertés (Cil) qui sera chargé de gérer ces fichiers, de veiller au respect de la réglementation et d’assurer le lien avec la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil). Le principal intérêt de cette désignation étant de vous dispenser de la déclaration préalable de certains fichiers.
Aussi est-il important de choisir une personne qualifiée pour exercer cette mission. En effet, le Cil doit disposer de compétences informatiques (systèmes de gestion et d’exploitation des bases de données, modes de stockage…) et juridiques (réglementation relative à la protection des données personnelles). Il est également pertinent de désigner un salarié qui connaît bien l’activité et le fonctionnement interne de l’entreprise sachant que le dirigeant de la société ne peut lui-même exercer cette fonction. La désignation du Cil peut s’effectuer par voie électronique au moyen du formulaire disponible sur le site Internet de la Cnil. Les représentants du personnel devant en être préalablement informés.
En pratique : le Cil bénéficie de services spécifiques facilitant ses relations avec la Cnil tels que ligne téléphonique et adresse électronique dédiées, extranet (forums, outils pratiques…), traitement prioritaire de ses demandes…
