Indispensables pour assurer la continuité du fonctionnement d’une entreprise en cas de problème informatique, les opérations de sauvegarde des données doivent être réalisées régulièrement et avec méthode. Rappel des principales règles à suivre.
1) Identifier les données importantes
Sauvegarder toutes les données de l’entreprise n’est pas forcément utile. Seules celles qui sont importantes pour son fonctionnement ou qui doivent être conservées en vertu de contraintes légales (contrats de travail, factures…) seront sauvegardées. Par exemple, prendre la peine de sauvegarder des logiciels n’est, en général, pas nécessaire.
2) Localiser les informations
Avec la multiplication des outils (PC portables, tablettes, smartphones, clés USB, objets connectés…) et l’augmentation de leur puissance, les données de l’entreprise sont de plus en plus éparpillées. Il convient donc de bien recenser tous ces outils et d’identifier avec précision les données qu’ils abritent afin de déterminer si elles doivent, ou non, faire l’objet d’une sauvegarde.
3) Réaliser des sauvegardes régulières
Les opérations de sauvegarde doivent être réalisées régulièrement (idéalement chaque jour) afin que la copie soit la plus à jour possible au cas où elle devrait être restaurée en cas de perte, de destruction ou de corruption des données (virus, rançonciels, dégradation involontaire ou volontaire d’un ou de plusieurs fichiers).
Sur ce dernier point, il convient de rappeler l’importance de disposer de plusieurs copies de la base de données originale. Ainsi, si un fichier corrompu est sauvegardé sans avoir été détecté, il sera possible d’utiliser une copie de sauvegarde plus ancienne pour en retrouver une version saine. Par exemple, en réalisant une copie par jour (lundi, mardi, mercredi, jeudi) et une de plus par semaine (semaine 1, semaine 2…), il est possible de revenir un mois en arrière avec moins de dix copies différentes et ainsi d’augmenter ses chances de disposer d’une base de données au sein de laquelle il sera possible de retrouver une version « saine » des données que l’on souhaite restaurer.
4) Utiliser des supports différents
Les outils utilisés pour réaliser les sauvegardes doivent permettre un accès simple et rapide aux données. On privilégiera donc des supports sur lesquels les informations ne seront pas compressées et donc directement lisibles. Il est possible de réaliser des sauvegardes sur des disques durs externes, des clés USB, ou encore en ayant recours à des prestataires extérieurs offrant des espaces de stockage de données en ligne (cloud).
5) Protéger les sauvegardes
Parmi les autres règles de prudence à respecter, on peut également rappeler de ne pas laisser, dans les mêmes locaux, les données originales et leurs sauvegardes (en cas de vol, d’incendie…), mais aussi de régulièrement régénérer les fichiers sauvegardés pour vérifier qu’ils restent lisibles (erreur pendant la copie ou support défectueux), et enfin de veiller à remplacer régulièrement les supports utilisés (leur durée de vie dépassant rarement 5 ans).
